Von der Gästeprognose zur Bestellung: Wie KI die Warenwirtschaft in Großküchen verbindet

Was bringt die beste Gästeprognose, wenn sie nicht rechtzeitig in der Bestellung landet? Da viele Großküchen ihre Waren schon zwei Wochen im Voraus bestellen, muss die Prognose für den jeweiligen Tag entsprechend früh feststehen und direkt in die Bestellmenge einfließen. In der Praxis vergeht zwischen Prognose und tatsächlicher Bestellung aber oft zu viel Zeit, und mit ihr verschenktes Potenzial bei Wareneinsatz und Lagerkosten.

Die meisten Küchen verfügen über ein Warenwirtschaftssystem, das Lagerbestände, Lieferanten und Bestellhistorien verwaltet. Doch dieses System weiß für sich genommen nichts über die Zukunft. Es kennt den aktuellen Bestand, aber nicht, wie viele Portionen am Donnerstag tatsächlich gebraucht werden. Diese Lücke zwischen Bedarfsplanung und Warenwirtschaft ist genau der Punkt, an dem better bites ansetzt.

Zwei Systeme, die bisher kaum miteinander sprechen

In der Praxis arbeiten Küchenleitungen oft mit mehreren Werkzeugen parallel: einer Speiseplanungssoftware, einem Warenwirtschaftssystem für den Einkauf und häufig zusätzlich noch mit Excel-Tabellen oder handschriftlichen Notizen, um beides zu verbinden. Die Bestellmenge für ein Gericht wird dann auf Basis von Erfahrungswerten geschätzt, mit Sicherheitsaufschlägen versehen und manuell ins Warenwirtschaftssystem übertragen.

Dieser Medienbruch kostet nicht nur Zeit, er führt auch dazu, dass Prognosen, selbst wenn sie vorhanden sind, oft nicht konsequent in die Bestellung einfließen. Wenn die Übertragung von Plan zu Bestellung mehrere manuelle Schritte erfordert, werden in stressigen Wochen genau diese Schritte zuerst übersprungen. Das Ergebnis: Es wird wieder nach Gefühl bestellt, obwohl eigentlich eine bessere Datengrundlage vorhanden wäre.

Bestellvorschläge direkt aus der Gästeprognose

Eine Prognose, die nicht in der Bestellung landet, bleibt eine Zahl auf dem Bildschirm. Erst die Verbindung zur Warenwirtschaft macht aus guten Daten eine bessere Küche.

better bites verknüpft die Gästeprognose mit den Rezepturen im Speiseplan und errechnet daraus den voraussichtlichen Bedarf je Zutat und Tag. Diese Information lässt sich direkt mit dem aktuellen Lagerbestand im Warenwirtschaftssystem abgleichen. So entsteht ein konkreter Bestellvorschlag: Wie viel von welcher Zutat muss nachbestellt werden, damit der Bedarf für die kommenden Tage gedeckt ist, ohne dass am Ende zu viel im Lager liegt.

Wichtig dabei ist, dass die Küchenleitung weiterhin die Kontrolle behält. Der Bestellvorschlag ist eine Empfehlung auf Basis von Daten, keine automatische Bestellung ohne Blick darauf. Wer Mengen anpassen möchte, weil zum Beispiel ein Sonderangebot beim Lieferanten genutzt werden soll oder ein Produkt kurzfristig nicht verfügbar ist, kann das jederzeit tun. Die KI liefert den Ausgangspunkt, die Entscheidung bleibt beim Menschen.

Weniger Sicherheitsaufschläge, weniger Lagerkosten

Ein häufiger Effekt von Unsicherheit in der Bedarfsplanung sind Sicherheitsaufschläge. Wer nicht genau weiß, wie viele Gäste kommen, bestellt lieber etwas mehr, um auf der sicheren Seite zu sein. Das klingt zunächst harmlos, summiert sich über viele Zutaten und viele Wochen aber zu erheblichen Mengen an überschüssiger Ware. Diese muss entweder eingelagert, anderweitig verarbeitet oder im schlechtesten Fall entsorgt werden.

Mit einer verlässlicheren Prognosegrundlage können diese Aufschläge reduziert werden, ohne dass das Risiko steigt, dass eine Zutat ausgeht. Das wirkt sich direkt auf die Lagerkosten aus: Weniger Ware muss zwischengelagert werden, der Lagerumschlag wird schneller, und verderbliche Produkte verbringen weniger Zeit im Kühlhaus, bevor sie verarbeitet werden. Für Großküchen mit knappen Lagerflächen, was in vielen Mensen der Fall ist, ist das ein praktischer Vorteil, der über die reine Kostenfrage hinausgeht.

Integration in bestehende Systeme statt Systemwechsel

Ein häufiges Bedenken bei der Digitalisierung von Großküchen ist die Sorge vor einem kompletten Systemwechsel. Niemand möchte ein eingespieltes Warenwirtschaftssystem austauschen, in dem über Jahre Lieferantenbeziehungen, Artikelnummern und Bestellroutinen gepflegt wurden. Deshalb setzt better bites bewusst auf Integration statt Ablösung: Die Bedarfsplanung läuft als zusätzliche Schicht über den bestehenden Systemen und liefert die Bestellvorschläge an die gewohnten Werkzeuge.

Das senkt die Einstiegshürde deutlich. Küchen können mit der Gästeprognose und der Speiseplan-Analyse starten und die Anbindung an die Warenwirtschaft schrittweise ausbauen, je nachdem, welche Schnittstellen und Daten bereits vorhanden sind. So entsteht über die Zeit ein durchgängiger Prozess von der Prognose über die Speiseplanung bis zur Bestellung, ohne dass an einem einzelnen Tag alles auf einmal umgestellt werden muss.

Der Weg von der Prognose zur richtigen Bestellmenge sollte kein Bruch sein, sondern ein durchgehender Prozess. better bites freut sich, Großküchen genau dabei zu unterstützen. 💚