Eine Küche kocht, mehrere Cafeterien geben aus: Im Hauptküchenmodell hängt vieles davon ab, dass die Zentralküche früh weiß, wie viele Portionen jede Ausgabestelle braucht. Mit der neuen Bestellung in better bites melden Außenstellen ihre Mengen direkt in der Software, ausgehend von der Prognose.
Viele Studierendenwerke und Großküchen arbeiten so: Ein Produktionsstandort bereitet die Speisen zu, kleinere Außenstellen wie Cafeterien, Mensarien oder Bistros bekommen sie geliefert. Die Anregung für dieses Feature kam aus Gesprächen mit Studierendenwerken, unter anderem Ulm, Münster und Bonn. Die Frage dahinter war überall ähnlich: Wie bekommen wir die Abstimmung zwischen den Standorten aus dem Postfach?
Mengenabstimmung per Mail, Telefon und Excel
Häufig läuft der Austausch heute noch über Zuruf, E-Mail oder Tabellen. Jede Außenstelle schickt ihre Zahlen, die Küchenleitung der Produktionsmensa führt sie zusammen und rechnet daraus die Produktion. Ändert sich etwas, folgt oft noch ein Anruf. Das kostet Zeit, und je mehr Ausgabestellen dazukommen, desto leichter geht eine Information verloren.
Dabei liegt die beste Grundlage längst vor: die Prognose, die better bites für jeden Standort ohnehin berechnet. Die Abstimmung gehört deshalb genau dorthin.
So funktioniert die Bestellung für Außenstellen
Die Küchenleitung der Außenstelle sieht die Prognose für die nächsten 14 Tage je Gericht. Sie übernimmt den Wert mit einem Klick oder passt die Menge an, wenn vor Ort etwas anders läuft. Auch ein anderes Gericht aus dem eigenen Katalog lässt sich wählen, falls die Prognose auf einem Gericht beruht, das so nicht ausgegeben wird. Nutzerinnen und Nutzer mit reiner Leserolle können alles ansehen, aber nichts verändern.
Bewusst sprechen wir von übermitteln und planen, nicht von bestellen. Die Mengen gehen an die Produktionsmensa, den Einkauf ersetzt das nicht. Bis zum jeweiligen Tag sind Änderungen möglich, einen starren Stichtag gibt es nicht.
Was die Produktionsmensa davon hat
Die Küchenleitung des Produktionsstandorts sieht im Wochenplan alle übermittelten Mengen der Außenstellen auf einen Blick, dazu die Gesamtmenge je Gericht neben dem eigenen Bedarf. Wer noch nichts übermittelt hat, ist erkennbar. Neu geänderte Mengen werden markiert und erscheinen zusätzlich als Hinweis in der Inbox, bis die Änderung als gelesen bestätigt ist.
Damit der Wochenplan übersichtlich bleibt, lassen sich die Außenstellen per Schalter ein- und ausblenden. Ist er aus, sieht die Ansicht aus wie gewohnt. Jede Änderung wird zudem protokolliert: wer, wann, was. Das schafft Klarheit, falls es später Rückfragen zu einer Menge gibt.
Eine Zahl, ein Ort, ein Stand: Wenn alle Standorte in derselben Software planen, braucht niemand mehr hinterherzutelefonieren.
Für Studierendenwerke, Caterer und Betriebsgastronomie
Das Prinzip passt überall dort, wo eine Küche für mehrere Ausgabestellen produziert: in Studierendenwerken, bei Caterern mit mehreren Standorten oder in der Betriebsgastronomie mit Satellitenküchen. Wer ohnehin mehrere Standorte zentral steuert, findet in unserem Beitrag zur Multi-Standort-Steuerung die Grundlagen. Wie die Prognose in die Beschaffung übergeht, beschreibt der Artikel Von der Gästeprognose zur Bestellung.
Wenn auch Ihre Küche mehrere Ausgabestellen beliefert, zeigen wir Ihnen den Ablauf gern in einer 30-minütigen Demo. Demo-Termin buchen oder direkt schreiben an info@better-bites.de. 💚